Certificado Digital: O que é, como obter e tudo o que você precisa saber!

O Certificado Digital é um tipo de autenticidade eletrônica que serve para assinar documentos de qualquer lugar. Ele possui validade jurídica, igual ao CPF e ao CNPJ.

Se você é um novo empreendedor, com certeza precisa saber como um certificado digital funciona, afinal, com essa autenticação a sua empresa conseguirá realizar uma série de transações fiscais obrigatórias.

Quer saber mais sobre o que é o Certificado Digital, como ele funciona e se você precisa de um? Continue a leitura e entenda, em pouco minutos, tudo o que você precisa saber sobre este documento.

O que é o Certificado Digital?

A certificação digital é uma assinatura eletrônica com todos os dados do seu titular, seja pessoa física ou empresa. A tecnologia utiliza chaves criptográficas – em arquivo digital ou token – para gerar essa identidade exclusiva e segura.

Na prática, o Certificado Digital funciona como uma identidade virtual que permite a identificação segura do autor de uma mensagem ou transação feita em meios eletrônicos. Geralmente, esse documento digital é utilizado para comprovar as informações de transações tributárias, como emissão de notas fiscais e contratos.

Por meio do certificado digital, as empresas podem ficar em dia com o governo. Afinal, com ele, é possível fazer uma série de transações fiscais como declarações e comprovações que precisam ser feitas à receita federal.

 A anatomia do certificado digital é composta por:

Informações da pessoa ou da empresa;

Uma chave pública associada ao CPF ou CNPJ cadastrado;

Assinatura digital de empresa que é a Autoridade Certificadora Confiável;

Vantagens do Certificado Digital?

Além de ser a identidade da empresa, o Certificado Digital traz assinatura com validade jurídica e fiscal.

Por isso, o documento pode ser utilizado para validar as informações de documentos fiscais, por exemplo. Isso evita informações indevidas e facilita a fiscalização do Fisco.

O mais importante é que, por serem emitidos por autoridades certificadoras de credibilidade, a assinatura com certificado digital possui validade jurídica. Atualmente, é bastante comum que documentos de empresas públicas e privadas, especialmente as de comércio eletrônico, sejam assinados eletronicamente para economizar tempo e desburocratizar alguns processos.

Como você pode ver até agora, existe uma série de funções para o uso do Certificado Digital. Dentre as vantagens do uso de um Certificado Digital, é possível:

Segurança a partir de uma assinatura digital com o mesmo valor jurídico de uma assinatura manuscrita;

A assinatura digital ajuda a economizar recursos e é sustentável, isso porque não é necessário reconhecer firma em cartório, deslocar-se para enviar documentos ou mesmo imprimir papéis, além de economizar o tempo dos funcionários;

A sustentabilidade é, também, um ponto interessante para o certificado digital. Utilizando-o para emissão da Nota Fiscal Eletrônica, por exemplo, é possível economizar papel;

Praticidade e comodidade: assinar documentos e realizar transações digitalmente permite que as ações contábeis de seu negócio sejam feitas sem complicações.

Ou seja, o Certificado Digital oferece segurança, redução de custos e mais praticidade em diversos processos que até então eram feitos de maneira burocrática e trabalhosa. Isso traz benefícios tanto para a empresa quanto na segurança das informações.

O que garante a autenticidade do Certificado Digital?

A primeira coisa que você precisa saber é que o certificado digital só pode ser emitido por uma Autoridade Certificadora habilitada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ICP-Brasil).

A Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil é o órgão que viabiliza a emissão de certificados digitais para identificação virtual do cidadão e das empresas.

É essa estrutura que vai nos dizer quem são as Autoridades Certificadoras que podem fazer a emissão do certificado digital.

Os Principais Tipos de Certificado Digital

e-CPF

O e-CPF é utilizado por pessoas físicas, mas o empresário pode usar como assinatura digital de documentos, sendo ele o representante legal do negócio. Não serve para emissão de NF-e. Geralmente, o e-CPF é utilizado para entregar declarações de renda, fazer contratos de câmbio e comprovar contratos bancários.

e-CNPJ

O e-CNPJ é ideal para empresas, corporações e instituições, porque é a versão online do CNPJ. Com ele, é possível fazer assinaturas digitais, transmitir dados de operações de uma pessoa jurídica e entregar declarações, garantindo e assegurando a autenticidade de todas as informações.

NF-e

Mesmo que com o e-CNPJ o empreendedor consiga fazer a emissão de notas fiscais, esse certificado é adequado para as pessoas que possuem funcionários, para que eles possam fazer a emissão de notas sem a preocupação de utilizarem o Certificado Digital para tarefas ilegais ou sem autorização.

Certificado digital A1 ou A3: veja as diferenças entre os modelos

Os certificados A1 e A3 são dois modelos do Certificado Digital. As duas variações atendem as funcionalidades da certificação, o que muda é o local de armazenamento dos dados.

Basicamente, a principal diferença dos dois modelos é o tipo de armazenagem. Veja a tabela abaixo:

Certificado Digital A1

O Certificado Digital modelo A1 é armazenado diretamente no computador. Ele funciona por meio de um par de chaves criptografadas, uma pública e outra privada. A pública é enviada para a Autoridade Certificadora (AC), já a privada fica no computador protegida por um login.

Esse sistema evita operações fraudulentas, já que os dados não podem ser decodificados sem a combinação de uma com a outra. Nos casos de invasões e ameaças virtuais, o Certificado Digital pode ser desativado.

Uma das grandes vantagens do Certificado Digital modelo A1 é o seu dinamismo, já que é possível operá-lo a partir do computador. Caso precise emitir notas fiscais, por exemplo, basta enviar o Certificado Digital para o software emissor. Assim, você consegue emitir documentos fiscais de maneira prática, segura e sem excesso de papéis.

Certificado Digital A3

O Certificado Digital modelo A3 é diferente do modelo A1 porque conta com uma mídia de armazenamento predeterminada, ou seja, um dispositivo, que pode ser um cartão ou um token. Dessa forma, é possível utilizar o certificado em qualquer computador e em diversas tarefas tributárias que exigem a assinatura da empresa.

Por ser um hardware separado, o Certificado Digital modelo A3 oferece maior mobilidade e eficiência para que a empresa possa comprovar sua identidade em informações contábeis.

Esse modelo possui validade de um a cinco anos, dependendo do local de armazenamento.

Qual certificado digital devo escolher?

Essa é uma pergunta comum na hora de adquirir o certificado digital. Mas a resposta para essa questão é: depende.

A função dos modelos é a mesma, cabe aos usuários decidirem qual melhor atende às suas necessidades a partir das características de cada modelo.

No momento da escolha, as vantagens e as desvantagens de cada modelo dependem da visão de cada um. A tabela abaixo apresenta um comparativo entre o certificado digital A1 e certificado digital A3.

Certificado A1

– Armazenado e emitido no computador;

– Permite a cópia e uso em outros dispositivos;

– Validade de 1 ano;

– O uso de uma senha é opcional;

– Dispensa qualquer necessidade de preparo no computador.

Certificado A3

– Armazenado em mídia criptográfica, sendo cartão ou token;

– Não pode ser copiado;

– O dispositivo deve ser preparado antes do primeiro uso;

– Validade maior: um a cinco anos.

Como obter o Certificado Digital?

Para começar a usar esse tipo de documento eletrônico, basta seguir alguns passos simples.

Em primeiro lugar, é preciso escolher uma Autoridade Certificadora habilitada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ICP-Brasil).

Depois da escolha, é necessário comparecer em uma das agências da Autoridade Certificadora com toda a documentação necessária para emissão do documento eletrônico.

Caso você queira obter um certificado digital como pessoa física e para empresas que desejam obter o Certificado Digital ou e-CNPJ, é preciso verificar as documentações necessárias para a certificação nos dois casos.

O preço varia de acordo com o modelo que for adquirido.

Certificado Digital Online: Como Funciona?

Devido a pandemia passaram a ser necessárias mais atividades à distância com o uso da internet para sanar as necessidades dos cidadãos. A partir disso, para o bom funcionamento dos negócios e manter as rotinas dos empresários em ordem, foi publicada em 24 de abril, a Resolução nº170 que visa a permissão da emissão do Certificado Digital ICP-Brasil com uso de videoconferência.

De acordo com a publicação, é importante esclarecer que essa possibilidade aplica-se somente ao primeiro Certificado Digital, de Pessoa Física e Jurídica, restrito a validade de 12 meses, podendo ele ser um A1, no computador, ou A3, no cartão, token ou na nuvem.

Uma das etapas principais para a emissão do Certificado Digital é a confirmação de identidade do solicitante. Para substituir a confirmação presencial, será realizada a videoconferência com o responsável pelo seu atendimento. 

Para realizar a videoconferência e obter o seu Certificado Digital é simples:

Efetue a compra da sua certificação e aguarde a confirmação do pagamento;

Realiza o agendamento do atendimento escolhendo o dia e horário que deseja;

Envia previamente os documentos exigidos;

Acessa o link para o atendimento no dia e horário escolhido anteriormente.

Mesmo no momento atual, empresas precisam ter o Certificado Digital em mãos para manter o andamento do seus serviços. A partir dessa necessidade, a solução da foi disponibilizada tornando possível a compra e renovação do Certificado.

Entre em contato com a Impacto e encontre o Emissor mais próximo de você.